ADGG0010

Conocimiento/capacidades cognitivas y prácticas

Definición de los comportamientos y responsabilidades en el entorno laboral

Derechos básicos de la persona trabajadora.

Deberes básicos de la persona trabajadora.

Conceptos de convenio, contrato laboral, baja, nómina, vacaciones, permisos, etc.

Competencias específicas de este perfil laboral.

Puesto de trabajo auxiliar y relación que con la figura de la persona supervisora y/o persona superior.

Funciones de acuerdo con los criterios establecidos en cuanto a procedimientos, calidad, protección de datos y plazos.

Normas básicas de la empresa referidas a horarios, imagen, procedimientos de comunicación, etc.

Normas básicas de prevención y seguridad referentes a su puesto de trabajo.

Identificación de las emociones en el entorno laboral

Tipos de emociones y descripción

Técnicas de gestión emocional dentro del entorno laboral.

Hábitos para la gestión de las emociones

Recursos del entorno que puedan ser de utilidad en ocasiones especialmente difíciles.

Descripción del rol asignado para participar de forma activa dentro del equipo de trabajo

Criterios que favorecen un buen trabajo en equipo.

Comportamientos o situaciones erróneas que pueden llevar a que el equipo de trabajo fracase.

Rol designado y la participación responsable en el desarrollo del trabajo

Resolución de conflictos sencillos en el entorno laboral

Conocimiento/capacidades cognitivas y prácticas

Aplicación de las técnicas de comunicación.

Especificaciones de las técnicas de comunicación efectiva no verbal (el lenguaje corporal, el contacto visual, los gestos de la cara, postura, proximidad, escucha activa...).

Dialogo eficaz (sin interrupciones, respeto del turno de palabra, manifestación de la opinión propia, respeto de la ajena)

Elementos imprescindibles para la escucha activa (mantener la mirada, no interrumpir, tomar una postura activa, demostrar interés, parafrasear, etc.)

Fases en la comunicación: (comprender el mensaje, crear un mensaje, transmitirlo, responder adecuadamente, escucha activa...)

Problemas o conflictos más habituales que pueden surgir en la comunicación oral

Comunicación escrita adaptada al destinatario, la formalidad, el registro, etc.

Soportes del mensaje escrito (carta, post-it, correo, plataforma...).

Formato del mensaje de acuerdo al receptor, su posición o relación y ajustando el registro del lenguaje.

Transmisión de ideas (expresión clara, concisa, ordenada y jerarquizada de mayor a menor importancia).

Escritura con un léxico adecuado (selección del vocabulario dependiendo de la ocasión) y siguiéndolas reglas ortográficas y de gramática.

Formato y diseño (limpieza, orden, claridad, coherencia...)

Procesador de textos para elaborar distintos tipos de comunicación escrita (cartel para tablón de anuncios, sencilla circular, documento informativo, cumplimentar plantillas, etc.)

Uso de las nuevas tecnologías y la comunicación en el entorno laboral

Herramientas del correo electrónico para enviar, recibir, abrir, adjuntar un archivo o descargarlo, contestar, reenviar, archivar o eliminar mensajes de correo siguiendo los procedimientos marcados por la empresa.

Navegación por internet, localización de la información solicitada o que requiere, utilizando criterios básicos para desechar la información que no es útil o resulta engañosa y optimizando el tiempo empleado en ello de forma responsable.

Foros, chats, áreas de FAC o herramientas similares que se utilizan en la comunicación en el entorno laboral.

Corrección en la redacción de sus mensajes de correo, chats, foros, etc., (redacción, forma y estilo adecuado en función del instrumento, situación e interlocutor).

Normas sociales y uso adecuado en el uso de las nuevas tecnologías y redes sociales. -Desarrollo de la atención telefónica al cliente interno y externo. -

Recepción de llamadas telefónicas (presentación de la empresa, identificación de uno mismo, fórmula de preguntas...)

Elementos de la comunicación telefónica (iniciar la conversación, escucha activa, comprensión del mensaje, técnicas de repetir el mensaje de forma resumida).

Manejo de centralitas telefónicas (derivación de llamadas de teléfono a la persona o extensión correspondiente).

Normas y reglas de cortesía telefónica (responder lo antes posible, volumen y rapidez, cómo dejar al cliente en espera, cómo transferir una llamada, cómo despedirse...)

Resolución de conflictos cotidianos que pueden surgir por teléfono (no comprensión del mensaje o no tener en esos momentos la información que se solicita, no estar disponible la persona a la que se di

Conocimiento/capacidades cognitivas y prácticas

Utilización de habilidades de comunicación oral en la atención al público

Atención al cliente en la recepción (saludo, iniciar la conversación, la escucha activa para comprender el mensaje que está transmitiendo...)

Comunicación oral básicas para una adecuada atención al cliente. (lenguaje correcto, comunicación corporal, empatía, escucha activa, velocidad del habla, resolución de problemas, conocimiento de la información, actitud positiva...)

Protocolo de bienvenida y de atención al visitante establecido por la empresa.

Definición del proceso de recepción, acogida y registro de visitas en la empresa

Recepción a los visitantes y registro de entrada de los datos identificativos destacados (fecha, datos del visitante, motivo de su visita, la persona que desea visitar, etc.)

Protocolo establecido por la empresa; identificación del visitante y acreditación del mismo.

Itinerario o acompañamiento en caso de que sea necesario, hasta el departamento o despacho de destino.

Protocolo establecido por prevención de riesgos laborales para evitar propagación del COVID (medir temperatura, desinfectar manos...).

Orden y la limpieza en la disposición en el espacio de mobiliario y materiales auxiliares pertenecientes a la zona de recepción de visitantes en la empresa.

Registro de salida la finalización de la visita del cliente o colaborador y recogida de su acreditación o identificador.

Despedida al visitante siguiendo el protocolo establecido por la empresa.

Organización de las operaciones de distribución de la correspondencia y paquetería que llega a la empresa.

Recepción de la correspondencia y paquetes. Comprobación de que los destinatarios pertenecen a la empresa.

Cumplimentación del registro de entrada de los envíos recibidos.

Identificación del destinatario y notificación del envío para su recogida o distribución en el caso de que así se le indique.

Resolución notificación a la persona supervisora de las incidencias relacionadas con la recepción de correspondencia o paquetes (destinatario no identificado, mal estado del embalaje, etc.)

Organización de operaciones de organización del envío de correspondencia o paquetería siguiendo el proceso establecido por la empresa.

Embalaje, empaquetado o ensobrado según las características del producto, asegurándola protección y confidencialidad del mismo.

Colocación de etiquetas identificativas de los datos del destinatario, así como la dirección del mismo.

Selección de la compañía de mensajería indicada en función de destino, volumen y urgencia y los procedimientos establecidos para el mismo.

Envíos través de correos. Localización de oficinas.

Registro de salida de los envíos realizados.

Conocimiento/capacidades cognitivas y prácticas

Organización de los ficheros y bases de datos de empleados, clientes, proveedores, productos, entradas y salidas, etc., siguiendo las instrucciones e indicaciones recibidas.

Bases de datos (Excel u otra específica de la empresa).

Objetos básicos para trabajar (tablas, consultas, formularios e informes).

Base de datos: abrirla, guardar los cambios producidos y cerrarla sin cometer errores.

Copias de seguridad y uso de herramientas de recuperación y mantenimiento.

Introducción datos: doble comprobación, moverse por campos y registros, modificar y eliminar registros

Búsqueda de datos y reemplazarlos, aplicar filtros, ordenar alfabéticamente los campos y operaciones básicas con tablas.

Consultas de acuerdo con la selección (crearla, añadir criterios, aplicación de operadores, etc.)

Elaboración, impresión archivada de documentos utilizando Word y siguiendo las indicaciones recibidas.

Operaciones básicas relacionadas con el procesamiento de documentos (nuevo, abrir, guardar, cerrar, propiedades, permiso de acceso).

Formato de documento; fuente, párrafo, formatos básicos, diseño, etc.

Herramientas de edición. El corrector ortográfico y digital.

Insertar tablas, objetos, imágenes, diagramas, fórmulas, gráficos e hipervínculos.

Combinación de correspondencia: carta, sobre y etiquetas.

Cifrado y protección de documentos que contengan información de acceso restringido

Indicación de tareas de reprografía (fotocopiadoras, escáneres e impresoras) de acuerdo con las órdenes de trabajo

Copias en soporte convencional o informático en la cantidad y calidad requeridas y de acuerdo con las instrucciones recibidas (tamaño, color, cantidad, dos caras, ampliación reducción, ordenados, etc.)

Mantenimiento en condiciones óptimas de los equipos y recursos de reproducción (fotocopiadoras, escáneres, impresoras) Revisiones, e identificación de incidencias.

Consumibles (tóner, papel en sus distintos tamaños y densidades o calidades). Aprovisionamiento de los mismos.

Resolución de averías cotidianas. Manual de uso. Servicio técnico.

Descripción de escaneo y digitalización de documentos o imágenes.

Calidad de la imagen

Colocación en la carpeta correcta, con el formato adecuado

Nombre de acuerdo con las instrucciones recibidas.

Explicación para el encuadernado de documentos.

Grapar, engomar o encanutillar siguiendo la correcta disposición del documento y su ordenación.

Herramientas de encuadernación (cizalla, perforadoras de papel, encuadernadora, plegadora y plastificadora) manteniéndolas en perfectas condiciones de uso.

Organización, control y aprovisionamiento de consumibles y los recursos materiales habituales de oficina (fungibles, repuestos y herramientas) garantizando su ubicación correcta, su estado óptimo y su reposición.

Fichas de almacén; material el fungible y no fungible.

Control de existencias y comprobación del estado.

Distribución el material siguiendo los procedimientos establecidos y las instrucciones recibidas por su superior.

Normas de uso, préstamo y acceso.

Inventarios, stock y listados de previsión de material.

Realización de pedidos con la aprobación y supervisión de su superior.

Recepción de pedidos, comprobación, albarán de entrega.

Registro de entradas y salidas del almacén.

Clasificación y registro de documentación siguiendo las instrucciones recibidas.

Tipos de registros

Documentos administrativos y comerciales: albaranes, notas de entrega, facturas, pedidos, etc.

Localización en los distintos tipos de documentos, los datos más relevantes.

Documentos administrativos laborales (contratos, nóminas, solicitud de vacaciones o permisos, bajas, nóminas, justificantes médicos.)

Archivado de documentación en soporte convencional o digital respetando procedimientos e instrucciones recibidas

Orden y sistematicidad Preservación y acceso a la información. Criterios de seguridad, acceso a la información y confidencialidad

Clasificación de documentos físicos en soporte convencional o digitales en soporte informático; registro, clasificación u ordenación, codificación, tratamiento y archivo.

Sistemas de archivado: codificación, fecha, procedencia, sistema alfabético, numérico, alfanumérico,

Normativa correspondiente a las acciones de conservar, eliminar y destruir documentos en soporte convencional o digital, manteniendo el archivo actualizado.

Validez administrativa y plazo legal de custodia.

Nombrado, ubicación y clasificación de carpetas (copias, asignación de archivos, movimiento de los mismos, acceso protegido, etc.)